SURFgroepen en samenwerken

In 2005 maakte ik voor het eerst kennis met SURFgroepen: een samenwerkingsomgeving voor het hoger onderwijs. Ik organiseerde dat jaar voor SURFnet/Kennisnet de wedstrijd Make-a-Game, en we wilden voor de jury een plaats creëren waar we als organisatie konden samenwerken met de vakjury die de games ging beoordelen. Dat lukte toen niet: het werken met SURFgroepen was helemaal niet zo eenvoudig als het leek, en niet alles wat we wilden konden we realiseren.

Maar daarmee was mijn interesse in SURFgroepen niet voorbij: de tool werd eenvoudiger in gebruik (of ik leerde er beter mee omgaan), en steeds meer mensen in het hoger onderwijs maakten gebruik van de tool, waardoor ik steeds vaker in een SURFgroep te vinden was. Het werken met SURFgroepen biedt een aantal handige opties: je kunt er beeldmateriaal en documenten delen waarbij je per bestand kunt bepalen wie welke rechten krijgt en je kunt er een video-conferentie mee houden met anderen in je SURFgroep, met gebruik van (eenvoudige) webcams. Verder biedt een SURFgroep standaard een kalender en een wiki en een forum, je kunt er een enquête uitzetten en een planning maken voor de verschillende fasen in een project. Daarnaast kan je er allerlei bestaande web 2.0 tools embedden in een SURFgroep, alhoewel dat niet altijd even makkelijk lukt.

Begin dit jaar werd bekend dat SURFnet met ingang van januari 2012 de ondersteuning van SURFgroepen gaat stopzetten. Dat was voor mij een tegenvaller: ik begon net een beetje te wennen aan de omgeving. Alhoewel ik het zeker geen makkelijke samenwerkingsomgeving vind en SURFgroepen me soms te veel en soms te weinig mogelijkheden biedt, vind ik het wel handig dat SURFgroepen inmiddels aardig ingeburgerd begint te raken en dat je met één account toegang hebt tot alle SURFgroepen waar je deel van uitmaakt. Maar ik was niet de enige die teleurgesteld was: ik hoorde van vele anderen gelijke geluiden. Een reden dus om bij SURFnet te gaan vragen waarom ze deze dienst na 2011 niet langer ondersteunen en of ze tegen die tijd iets anders te bieden hebben. En gelukkig: dat hebben ze!

SURFnet heeft destijds besloten SURFgroepen als dienst aan te bieden omdat ze het hoger onderwijs een plaats wilden bieden waar door mensen uit het hoger onderwijs veilig samengewerkt kon worden. Achter die keuze staan ze nog steeds, maar inmiddels zijn er een heleboel samenwerkingsomgevingen die allemaal andere mogelijkheden bieden. Welke omgeving het beste is, hangt af van wat je wilt. Wil je samenwerken aan documenten die alleen voor jezelf zijn bedoeld, dan kan bijvoorbeeld Google Docs uitkomst bieden maar als je doel is om samen te werken aan een aantal samenhangende documenten die je wilt publiceren, dan kan werken in een wiki in een Sharepointomgeving zoals SURFgroepen handiger zijn. Wie alleen favorieten wil delen, maakt misschien wel het liefst gebruik van Delicious en wil je actuele berichten en beeldmateriaal uitwisselen, dan maak je wellicht graag gebruik van Ning (dat - voor wie het nog niet wist - met ingang van juli alleen nog als betaalde dienst beschikbaar zal zijn).

Ik maak zelf van al die omgevingen gebruik, met als gevolg dat ik talloze identiteiten bezit en evenzovele wachtwoorden. Bij het gebruik van alle gratis omgevingen ben ik wel op mijn hoede omdat de diensten natuurlijk niet echt gratis zijn: je 'betaalt' ervoor door naar allerlei reclames te kijken in die omgevingen en lang niet altijd is duidelijk wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Erg lastig als je het zelf allemaal bij moet houden, ook al omdat aanbieders soms zomaar hun privacy-policy wijzigen, waardoor je in de omgeving van die aanbieder opeens alle settings moet aanpassen.

SURFnet is nu in dat gat gesprongen. In 2007 waren ze al gekomen met de SURFfederatie: een dienst die ervoor zorgt dat studenten en medewerkers van hogeronderwijsinstellingen zich met één account kunnen aanmelden bij diensten- en contentleveranciers op het internet. Tot voor kort was het aantal diensten dat binnen de SURFfederatie wordt aangeboden redelijk beperkt: het werd vooral gebruikt binnen hogeschool- en universiteitsbibliotheken en voor de eigen diensten van SURF. Maar daar komt nu verandering in. SURFnet gaat via de SURFfederatie ook samenwerkingsdiensten ontsluiten. Ze zijn daarvoor in gesprek met grote bedrijven als Google en Microsoft, en op termijn zullen ze zeker ook met anderen in gesprek gaan. Het overleg heeft al resultaten opgeleverd: op dit moment wordt binnen de SURFfederatie Google Apps aangeboden (met diensten als Google Docs en Gmail), en er zijn gesprekken met Microsoft Exchange Labs (van Microsoft Live@Edu).

De meerwaarde die SURFnet biedt door deze diensten aan te bieden binnen SURFfederatie is dat je met één account kunt inloggen bij allerlei diensten en - nog belangrijker - dat je privacy gewaarborgd is omdat het beheer van de accountgegevens die je invoert bij SURFfederatie bij de onderwijsinstelling ligt en niet bij de aanbieders van de diensten.

Naast deze dienst wil SURFnet het binnen de SURFfederatie mogelijk gaan maken om de samenwerkingsverbanden die je aanmaakt binnen de ene omgeving, te kopiëren naar een andere omgeving. Als ik dan bijvoorbeeld in Google Docs een samenwerkingsverband aanga, waarbij ik aan verschillende mensen verschillende rechten toe heb gekend, kan ik aangeven dat ik binnen een andere dienst binnen de SURFfederatie wil samenwerken met diezelfde mensen, waarbij ze dan dezelfde rechten behouden. Deze dienst is nog niet uitgewerkt, maar het lijkt me wel handig als die mogelijkheid gecreëerd wordt.
Meer over de visie en de behaalde resultaten tot nu toe, vind je op de SURFnet-site COIN (=Collaboration Infrastructure).

Maar voor het zover is, hebben we nog wel een eindje te gaan, terwijl al wel zeker is dat de ondersteuning van SURFgroepen ophoudt op 1 januari 2012. Gelukkig kijkt SURFnet niet werkeloos toe: ze zijn hard op zoek naar uitbreiding van de diensten in SURFfederatie en ze gaan helpen om bestaande SURFgroepen te migreren naar die alternatieven. Mijn tip: wacht nog even af welke alternatieven SURFnet gaat aanbieden en hoe SURFnet migratie gaat ondersteunen voordat je je zelf allerlei werk op de hals gaat halen.


Afbeelding van ktylerconk, gepubliceerd onder CC-by.