woensdag 26 november 2008

Centraal beheer schooldocumenten

Scholen schrijven. Er wordt meer geschreven dan je zou denken. Er wordt geschreven aan 'de achterkant' van de school: verslagen van vergaderingen, brieven voor ouders, de schoolkrant, enz. Er wordt ook veel geschreven voor de voorkant, het primaire proces: een les of een serie lessen, toetsen, een project, een handleiding. Er staat veel in de methodes maar er wordt ook veel zelfgemaakt.

Wat mij opvalt is dat ik tot nu toe nog geen school ben tegengekomen die een structureel beleid voert over het beheer van deze, voor het primaire proces belangrijke, informatie. De informatie voor het secundaire proces wordt wel centraal beheerd, net als de informatie die naar buiten gaat: correspondentie naar ouders en andere partijen buiten de school. Maar zodra het informatie over het primaire proces betreft wordt het beheer vaak overgelaten aan de schrijvers zelf. Soms worden wel binnen secties wel bestanden uitgewisseld: er worden gezamenlijk toetsen gemaakt of je vraagt bij een collega of die misschien opdrachten heeft bij een bepaald onderwerp. Maar dat gaat meestal om ad-hoc samenwerking en is afhankelijk van de organisatie van de secties afzonderlijk.

Ik zie daarin een mooie taak voor de mediathecarissen van de scholen. Zij zijn immers in staat om informatie te structureren en te ontsluiten. Zou het niet ontzettend makkelijk zijn als op school een centrale databank is met toetsen van de afgelopen jaren, ontsloten op niveau en op onderwerp? Of een bestand waarin allerlei lesideeën te vinden zijn die je kunt vertalen naar je eigen lessen? Of handleidingen voor het schrijven van werkstukken of voor het gebruik van hard- en software, die telkens weer opnieuw gebruikt kunnen worden, eventueel aangepast voor het speciale doel waarvoor de handleiding gebruikt gaat worden?

Een school die dit soort zaken niet structureel organiseert doet zichzelf m.i. tekort: het gaat om documenten die in opdracht van school zijn geschreven en het is natuurlijk vreemd dat de toegang tot die documenten afhankelijk is van de werknemers afzonderlijk. Een ander gevolg van het ontbreken van centraal beheer is dat als een docent vertrekt die documenten die hij heeft geschreven veelal verloren gaan voor school. Met de verwachte vergrijzing van het onderwijs lijkt me daarom kennismanagement iets is dat hoog op de prioriteitenlijst van scholen moet komen te staan!

Afbeelding: D'Arcy Norman

8 opmerkingen:

Annet zei

Het is inderdaad jammer dat er op het gebied van repositories, want volgens mij hebben we het hierover, nog weinig structureel gebeurt op scholen. Er zijn op onze school aanzetten gedaan om bijvoorbeeld in de portalomgeving (Sharepoint) algemene sites aan te maken voor vakgebieden, waarop docenten dan hun gemaakte spullen konden delen. Maar delen is toch nog steeds lastig, in twee opzichten. Ten eerst is het vaak een gevoel van "maar ik heb er veel werk in gestoken en nou loop jij ermee weg". Ten tweede is het ook nog vaak zo dat men niet zo overtuigd is van het eigen kunnen en het materiaal voor delen niet goed genoeg vindt.
Op http://repository.kennisnet.nl kun je zien wat er al gebeurt om zaken met elkaar te delen, maar het klopt dat er vanuit scholen nog veel te weinig beleid hierop is ontwikkeld.

Webdesign Düsseldorf zei
Deze reactie is verwijderd door een blogbeheerder.
Margreet-ICT en Onderwijs zei

@Annet,
Ik denk dat het verder moet gaan dan een repository. Er is zoveel kennis op scholen (dus niet alleen leermaterialen) en ik heb de indruk dat die kennis nergens structureel geborgd wordt. Hoe organiseren docenten hun lessen, hoe plannen zij e.e.a. in, zijn er stappenplannen enz. Vaak liggen dit soort zaken bij docenten afzonderlijk en bepaalt ieder voor zich wat daarvan vastgelegd wordt en wat niet, en ook hoe het wordt vastgelegd. Dat is natuurlijk jammer: het zou beter zijn als een school de kennis die er is in kaart brengt en waar mogelijk vastlegt.

Jeroen van Beijnen zei

Hoi Margreet,
Ik denk zeker dat de schoolmediathecaris een belangrijke rol kan vervullen bij het beschikbaar maken van kennis op scholen. Ik denk alleen niet dat een archief hier de meest geschikte tool voor is zie ook mijn reactie op bibliotheek 2.0:

Margreet-ICT en Onderwijs zei

@Jeroen,
Je hebt gelijk: het gaat niet om een archief. Althans: niet zoals ik ooit heb geleerd dat zoiets eruit zag. Ik denk daarbij aan digitale varianten waar informatie goed toegankelijk is. Maar ik moet eerlijk zeggen dat ik geen idee heb of dit soort archieven er zijn en hoe ze eruit zien.
Of je de informatie waar ik op doel moet ontsluiten middels wiki's en/of weblogs weet ik niet. Dat hangt af van de eisen die je er als school aan wilt stellen. Ik kan me voorstellen dat er scholen zijn die het geweldig vinden als al het toetsmateriaal dat ooit door hun docenten is gemaakt toegankelijk is. Een mooie oefenbron, lijkt me. En ik zou het geen probleem vinden om als docent die bron te gebruiken om zelf toetsen samen te stellen (mits er voldoende vragen in zitten). Als iemand de moeite heeft genomen om al die vragen te beantwoorden en uit het hoofd te leren dan lijkt het mij dat daarmee een goed cijfer verdiend wordt. Maar ik kan me ook voorstellen dat er scholen zijn die daar (nog) anders over denken. Of dat scholen willen wachten totdat er voldoende vlees op de botten is voordat ze het materiaal willen vrijgeven. Of dat ze geen oud lesmateriaal willen aanbieden omdat ze niet in staat zijn om te controleren of dat inmiddels niet achterhaald is. Enz. De keuze van hoe materialen worden opgeslagen en hoe ze worden ontsloten moet volgens mij daarom afhangen van de (onderwijs-)visie van de school, waarbij ik ervan uitga dat die zich in de loop der jaren ontwikkelt en dat de opslag en ontsluiting van kennis meegaat in die evolutie.

Jeroen van Beijnen zei

@margreet,
Ik denk dat het probleem is dat wij ons op deze manier te veel afhankelijk maken het instituut school en de schoolorganisatie. Deze worden tegenwoordig steeds groter en logger.
Het beleid op scholen word veelal bepaald door het management van scholen en niet in eerste plaats de docenten.
En idd voor het instituut school is het online beschikbaar stellen idd een moeilijke kwestie.

Maar uiteindelijk is de school in deze kwestie helemaal niet belangrijk. want het onderwijs word niet door de school gegeven, maar door docenten. Het is dus ook niet de school die hier de belangrijkste rol in moet spelen, maar de docenten.
Docenten moeten namelijk met het materiaal werken, niet scholen. Het zijn dus ook de docenten die de waarde van deze documenten en discussies kunnen inschatten. Scholen en al helemaal de mediathecaris kunnen dit helemaal niet. Want hoe kunnen wij als mediathecarissen nu inschatten wat wel van waarde is voor het onderwijs van docent X of Y?

Het instituut school is alleen interessant als het aankomt op het geld wat hiervoor nodig is. En eigenlijk is dit toch ook helemaal niet nodig. Want volgens mij heeft iedere mediathecaris die een 23 dingen cursus heeft gevolgd de kennis in huis om online kennis te delen zonder hiervoor een duur nieuw systeem in te richten.

Margreet-ICT en Onderwijs zei

@Jeroen,
Ik denk dat je school en docenten niet van elkaar kunt en moet scheiden. Docenten moeten m.i. het beleid van scholen uitvoeren en zijn tegelijkertijd een bron op basis waarvan het schoolbeleid bepaald moet worden. Je kunt m.i. het onderwijsbeleid niet aan de individuele docent overlaten: dat is iets wat iedereen in de school raakt: onderwijzend en onderwijs-ondersteunend personeel. Welke didactiek hangt een school aan, welke prioriteiten stel je in het onderwijs? Hoe ga je om met drop-outs, wat doe je als bij een docent/sectie/jaarlaag onvoldoende wordt gepresteerd? Dit soort vragen moet beantwoord worden door het beleid en directies (en niet de afzonderlijke docenten) worden daarvoor (m.i. terecht) verantwoordelijk gesteld. Scholen moeten eerst kijken welke kennis in scholen is en welke informatie ze willen verzamelen. Dat deel kan niet door docenten afzonderlijk gedaan worden. Als de keuzes gemaakt zijn kan vervolgens in het beleid bepaald worden wie wat gaat doen en hoe. Daarbij kunnen dan weer docenten betrokken worden en wiki's ingezet of weblogs enz. Maar dat is niet de eerste vraag die de scholen zich moeten stellen; dat is volgens mij de uitwerking van het gekozen beleid.

ICT beheer zei

Wordt natuurlijk wel een goede zaak als ze dit beheer erg goed op poten zetten. Er kan een hoop gebeuren als de beveiliging niet goed in orde zit.

Ondanks een nieuwsbericht uit Amerika dat een jongen van school was verwijderd omdat ie aangaf dat er een lek in het systeem zat van z'n school.

Om alle backoffice documenten goed te bewaren is hiervoor juiste advies voor nodig om latere ongemakken voor te zijn.